6 Aspekte für interne und externe Kommunikation im SE

Dass Kommunikation im Systems Engineering wichtig ist, steht außer Frage. Im Grunde genommen geht es ja bei fasst allen Prozessen der ISO 15288 um Kommunikation. Aber hier geht es darum, in welche Richtung die Kommunikation gerichtet ist, und welche Aspekte zu beachten sind.

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Intern und Extern

Mit Intern/Extern ist zunächst die Kommunikation firmenintern und firmenextern gemeint: Nach außen wird mit Kunden und Zulieferern, vielleicht sogar Mitbewerbern gearbeitet. Die Kommunikation ist in der Regel klar vertraglich geregelt, und es muss auf Vertraulichkeit geachtet werden.

Nach innen hingegen ist die Kommunikation ein gutes Stück lockerer: Verträge sind die Ausnahme, dort ist dann eher die Frage, auf welche Kostenstelle etwas gebucht wird. Vertraulichkeit kann auch hier ein Thema sein,ist aber eher die Ausnahme.

Das ganze ist natürlich eine Vereinfachung, denn die Welt ist ja selten schwarz oder weiß. Oft gibt es viele Abstufungen, von ganz innen bis ganz außen. Es gibt Kommunikation…

  • mit sich selbst,
  • mit dem eigenen Team,
  • mit der eigenen Abteilung,
  • mit anderen in der Firma,
  • mit Partnern und Zulieferern,
  • mit Zielgruppen,
  • mit der ganzen Welt.

Aspekte der Kommunikation

Auch die Kommunikation mit sich selbst ist wichtig – sicher ein Grund, warum es so viele Checklisten, Selbstorganisations-System und Produktivitäts-Apps gibt. Andererseits ist die Kommunikation mit der ganzen Welt wichtig, und nicht nur für den Pressesprecher. Die verschiedenen Aspekte werden nun tabellarisch zwischen diesen beiden extremen beschrieben:

Aspekt Intern Extern
Verbindlichkeit Solange etwas schriftlich festgehalten wird, ist es in der Regel verbindlich – dabei ist auch eine kurze Gesprächsnotiz per E-Mail nützlich. Aber Vorsicht: In politisch geladenen Organisationen kann dies zu Problemen führen. Je nachdem, um was für ein Verhältnis es sich handelt, können auch schriftliche Absprachen im Konflikt mit bestehenden Verträgen stehen. Im Zweifel sollte hier geprüft werden.
Kultur Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Teilnehmer die Firmenkultur verstehen. Das betrifft Begrifflichkeiten, Formalitäten und ähnliches. Doch Vorsicht ist geboten, da sich die Kultur von einzelnen Abteilungen trotzdem stark unterscheiden kann, und standortübergreifend sowieso. Extern können kulturelle Missverständnisse wesentlich schneller auftauchen – allerdings ist das Bewusstsein dafür heutzutage wesentlich ausgeprägter, insbesondere in der Öffentlichkeitsarbeit. Problematischer ist die Zusammenarbeit mit Zulieferern im Ausland, wo oft auch noch alle beteiligten in einer Fremdsprache kommunizieren.
Sprache Eine enge, harmonische Zusammenarbeit fördert in der Regel auch das gemeinsame Sprachverständnis. Das betrifft sowohl Fach- als auch Umgangssprache Selbst britisches und US-amerikanisches Englisch unterscheiden sich (bspw. hat das Wort „momentarily“ hat in den Sprachen unterschiedliche Bedeutung!). Immer wieder amüsant ist der Anglo-EU Translation Guide, der thematisch auch in den Bereich „Kultur“ fällt.
Vertraulichkeit Wenn es nicht gerade um Militärprojekte geht oder Firmen mit mehreren Kunden, die gegenseitig im Wettbewerb stehen, dann ist intern Vertraulichkeit kaum ein Thema. Das war vor ein paar Jahrzehnten noch anders, wo Abteilungen wie Silos Ihre Geheimnisse gehütet haben. Im Kontakt nach außen müssen Mitarbeiter – leider – bezüglich Vertraulichkeit sensibilisiert werden. Gerade in der heutigen Zeit kann ein Zulieferer schnell zum Mitbewerber werden, sei es durch Akquisition oder Wachstum. Das sollte aber der produktiven Zusammenarbeit nicht im Wege stehen.
Synchroner Austausch Neben Telefon stehen manchmal auch intern genutzte Netzwerke (Chat, Screensharing, Video-Telefonie etc.) zur Verfügung. Und man kann sich „mal eben“ zusammensetzen. Face-to-Face muss geplant werden, wenn es überhaupt möglich ist. Ansonsten ist das Telefon in der Regel das beste Werkzeug für synchrone Kommunikation. Proprietäre Netzwerke (Chat, etc.) können genutzt werden, wenn das in den beteiligten Organisationen zulässig ist, was erstaunlich oft nicht der Fall ist.
Zugriffsrechte Über Intranet oder Fileserver geregelt. Werden in manchen Unternehmen „auf dem kurzen Dienstweg“ vergeben Selten öffnen Firmen ihr internes Netz an Außenstehende. Daher findet der Austausch informell über E-Mail (Anhänge) statt oder über entsprechende Filesharing-Portale. Selten werden externe Daten automatisiert verarbeitet, ohne vorher geprüft zu werden.

Kommunikation nicht blockieren!

Nach dieser Liste könnte man das Gefühl bekommen, auf Eierschalen laufen zu müssen. Denn viel kann schief laufen. Aber dabei darf die größte Gefahr nicht übersehen werden: Aus Angst, etwas falsches zu sagen oder etwas wichtiges wegzugeben, wird die Kommunikation blockiert. Gesehen habe ich so etwas in Firmen, wo die Freigabe eines Fachartikels viele Monate gedauert hat. Das hat dafür gesorgt, dass kaum veröffentlicht wurde. Das ist schade, denn Veröffentlichungen belegen Kompetenzen und sind ein wertvolles Marketinginstrument.

Die größte Gefahr ist es, die Kommunikation aus Angst zu blockieren. Twittern

Kommunikation in der Praxis leben

Wie geht man am besten damit um? Hier ist mein Ratschlag:

  • Jede größere Firma sollte einen pragmatischen Leitfaden zur Kommunikation haben. Dieser sollte auf eine halbe Seite passen und die Prinzipien beschreiben nicht die Details.
  • Wenn eine neuer Dialog beginnt (bspw. mit einem Zulieferer), dann sollten die Punkte oben als Checkliste verstanden werden und die Punkte geklärt werden, die Aufmerksamkeit erfordern. Je weniger das sind, desto besser.
  • Gerade in der heutigen Zeit sollte Kommunikation nur in gut begründeten Fällen eingeschränkt werden. Kommunikation sollte so leicht wie möglich sein.

Fazit

Dass Kommunikation wichtig ist, wurde hier schon oft erwähnt. Mit diesem Artikel soll Ihnen geholfen werden, dieses Thema etwas systematischer anzugehen. Fehlen wichtige Aspekte oder Sichten? Dann teilen Sie das im Kommentarbereich.

Dieser Artikel erschien zuerst bei se-trends.de.