5 Dinge für erfolgreiche Systems Engineering Workshops

Workshops können ein effektives Werkzeug sein – sowohl im Systems Engineering, als auch in anderen Bereichen. Doch Workshops werden leider – wie Meetings im Allgemeinen – manchmal als Zeitverschwendung wahrgenommen, und sind es leider oft auch.

Im Folgenden geht es um ein paar einfache Tricks, damit Workshops keine Zeitverschwendung werden.

1.Ziel und Ergebnis festlegen

Wenn zum Workshop eingeladen wird, dann sollte den Teilnehmern klar sein, was die Motivation ist (Warum?), was am Ende herauskommen soll (Was?), und in welcher Form das Ergebnis verwertet werden kann (Wie?). Workshops dürfen kein Selbstzweck sein.

2.Richtig vorbereiten

Wenn verstanden ist, was das Ergebnis sein soll (Output), dann können wir untersuchen, was wir für „Zutaten“ benötigen (Input). Wenn wir beispielsweise eine Architektur entwerfen wollen, dann müssen wir die entsprechenden Informationen zum zu entwickelnden System kennen. Diese Informationen muss im Vorweg mit Genug Zeit zur Vorbereitung zur Verfügung stehen. Es muss klar kommuniziert werden, dass eine entsprechende Vorbereitung erwartet wird.

3.Die richtigen Teilnehmer finden

Es ist besser, zu wenig statt zu viele Teilnehmer im Workshop zu haben. Das müssen aber auch die richtigen sein. Auch bei der Einladung muss es den Teilnehmern leicht gemacht werden, die Teilnahme abzulehnen.

Der Kreis kann (deutlich) vergrößert werden, wenn es um den Review der Ergebnisse geht.

4.Verantwortlichen und Moderator benennen

Irgendjemand muss für den Workshop verantwortlich sein, diese Person muss klar benannt sein. Der Verantwortliche kann, muss aber nicht der Moderator sein. Doch für die effektive Durchführung eines Workshops ist ein guter Moderator unerlässlich.

5.Nacharbeiten zeitnah durchführen

Dies ist ein Thema, das wir auch von vielen Meetings kennen: Es wird geredet, aber hinterher passiert nichts.

Doch wenn wir im Vorwege die Ziele und Ergebnisse klar benannt haben, dann können wir im Anschluss auch sicherstellen, dass diese geliefert werden, und zwar Zeitnah. Dafür gibt es den Verantwortlichen.

Fazit

Das Gesagte ist nicht wirklich neu, aber nach wie vor so relevant und wichtig, dass wir es uns regelmäßig vor Augen halten sollten. Ganz speziell im Systems Engineering kommt hinzu, dass wir viel mit disziplinübergreifenden Teams arbeiten. Dort ist oft nicht klar, was das gemeinsame Ziel ist, und wie die Ergebnisse verwertet werden. Grund genug, dies explizit zu machen.

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jastram

Creator and Author of SE-Trends